Steuern – wahrscheinlich kein Thema, das Sie morgens freudig aus dem Bett hüpfen lässt. Trotzdem sollten Sie wissen: Ab 2025 sorgt eine Anpassung des Umsatzsteuergesetzes bei vielen Schulen für mehr Papierkram und zusätzliche Prozesse. Worum es konkret geht: eine Neufassung von § 2b UStG.

§ 2b UStG – und jetzt noch mal auf Deutsch

Was der Paragraf bedeutet: Ab 2025 ist auch die öffentliche Hand grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Bisher mussten die sogenannten »juristischen Personen des öffentlichen Rechts«, zu denen auch öffentliche Schulen und Schulträger gehören, nur in seltenen Fällen Steuern auf Umsätze zahlen. Das ändert sich mit dem Jahreswechsel.

Welche Umsätze genau der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, entscheiden die lokalen Finanzbehörden auf Grundlage des Umsatzsteuergesetzes. Zugegebenermaßen: Ganz einfach zu verstehen sind die ganzen Paragrafen nicht – vor allem nicht ohne entsprechende Ausbildung. Dazu kommen außerdem Regelungen aus den Ministerien und Schulgesetzen.

Klar ist aber: Das Thema der Umsatzsteuer wird für Schulen und Schulträger ab dem Jahreswechsel relevant. Wer optimal vorbereitet sein will, sollte sich jetzt schon mit dem nötigen Wissen wappnen.

Was bedeutet das Umsatzsteuergesetz für Schulen?

Sie kennen das: Im Laufe des Schuljahres müssen zahlreiche Projekte finanziert werden. Dabei sammelt sich eine ganze Menge Geld an. Aus den unterschiedlichsten Anlässen und bei manchen sogar mehrfach pro Jahr. Neben den üblichen Verdächtigen wie Kopiergeld oder den Kosten für die Klassenfahrt gehören dazu unter anderem:

• Der Kuchenbasar beim Elternsprechtag
• Die Tickets für die Aufführung der Theater-AG
• Der Verkauf der Schülerzeitung
• Der Schulbasar in der Weihnachtszeit
• Die Tombola auf dem Schulfest
• Das Vermieten von Schulräumen
• Die Umsätze von Schülerfirmen

Auch wenn Schulen mit diesen Umsätzen keine Gewinne erzielen wollen, sondern damit das Schulfest oder die neuen Musikinstrumente finanzieren, können diese Umsätze unter bestimmten Bedingungen der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Ob und in welcher Höhe die Besteuerung ausfällt, entscheidet die lokale Finanzbehörde nach einer Steuerprüfung.

Grundlage für die Prüfung: Umsätze, ob bar oder unbar, müssen aufgezeichnet sein. Was aus den Auszeichnungen hervorgehen muss, regelt § 22 UStG. Für Schulen ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz eine Aufzeichnungspflicht für alle Umsätze ab dem 01.01.2025. Umso wichtiger ist es, dass die Einnahmen und Ausgaben einheitlich und lückenlos dokumentiert sind.

Die Umsatzsteuerpflicht betrifft in erster Linie die Schulträger. Da öffentliche Schulen in der Regel keine eigene Steuernummer haben und ihre Konten häufig vom Schulträger bereitgestellt werden, steht dieser in der Verantwortung – und zwar für alle seine Schulen. Er muss also dafür sorgen, dass seine Schulen ihre Umsätze aufzeichnen.

Wie kommen Schulen der Aufzeichnungspflicht nach?

Alle Umsätze im Schulalltag zu dokumentieren kostet eine Menge Zeit und geht oft auf Kosten des Unterrichts. Besonders das Bargeld wird dabei oft vergessen. Die Folge: eine unvollständige Aufzeichnung und Ungereimtheiten bei der Steuerprüfung.

Deshalb ist es umso wichtiger, dass Schulen und Schulträger klare und transparente Prozesse zur Aufzeichnung einführen. Darin kann es unter anderem um folgende Fragen gehen:

• Wo und wie werden bare und unbare Umsätze dokumentiert?
• Wer ist für die Aufzeichnung zuständig?
• Wer hat Zugriff auf die Aufzeichnungen?
• Welche Informationen müssen aufgezeichnet werden?
• Wie werden die Aufzeichnungen exportiert, um sie der zuständigen Finanzbehörde zur Verfügung zu stellen?

Das A und O, um die Aufzeichnungspflicht so effizient wie möglich zu meistern: eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Schule und Schulträger. Wir haben dazu 5 Tipps zusammengestellt:

1. Legen Sie so früh wie möglich los. Die Änderung des Umsatzsteuergesetzes wird erst zum 01.01.2025 gültig. Trotzdem sollten Sie jetzt schon alle wichtigen Fragen klären und Maßnahmen treffen, um der Aufzeichnungspflicht ab dem Jahreswechsel unkompliziert nachkommen zu können.
2. Organisieren Sie Ihre Schulfinanzen mit digitalen Werkzeugen. Plattformen für digitale Bezahl-Workflows wie Klassengeld helfen Ihnen dabei, alle Einnahmen und Ausgaben auf Ihrem Schulgirokonto im Blick zu behalten. Die Plattformen dokumentieren Ihre Umsätze dabei automatisch. Damit sparen Sie im Alltag nicht nur Zeit, sondern machen auch weniger Fehler.
3. Bleiben Sie rund um die Aufzeichnungspflicht im Austausch. Schulträger betreuen meist mehrere Schulen. Was eine Schule betrifft, interessiert bestimmt auch die anderen. Sammeln und teilen Sie deshalb Erfahrungen und Fragen und legen Sie transparente Prozesse fest. Davon profitieren nämlich nicht nur Schulen, sondern auch Schulträger.
4. Dokumentieren Sie Ihre Umsätze gründlich. Entwickeln Sie ein einheitliches System, mit dem Sie Ihre Umsätze aufzeichnen. Dabei sollten alle Einnahmen aus Schulgebühren, Spenden, Fördermitteln sowie dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen, aber auch Personal- und Betriebskosten enthalten sein.
5. Halten Sie Ihre Aufzeichnungen aktuell. Aktualisieren Sie Ihre Aufzeichnungen regelmäßig und prüfen Sie, ob es Fehler oder Unstimmigkeiten gibt. Bestimmen Sie, wer wofür zuständig ist und wie Sie vorgehen, wenn mal etwas nicht richtig aussieht.

Mit Klassengeld unkompliziert der Aufzeichnungspflicht nachkommen

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